La réconciliation comptable occupe une place importante dans la gestion financière des magasins physiques. Du commerce de proximité aux grandes chaînes de magasins, la réconciliation des paiements est nécessaire à la maîtrise financière. En se concentrant sur le secteur de la grande distribution spécialisée, cet article explore en profondeur les défis rencontrés par ces entreprises dans la gestion de leur réconciliation des caisses, en mettant en lumière l’importance de maîtriser ce processus complexe, ainsi que les nouvelles tendances et solutions émergentes.
La réconciliation des paiements implique la vérification et la conciliation des données financières entre différents systèmes pour assurer leur exactitude et leur cohérence. Dans le contexte des magasins physiques de la grande distribution spécialisée, la réconciliation des caisses consiste à comparer les ventes enregistrées dans le système de caisses avec les transactions réelles effectuées en magasin, afin de garantir une correspondance précise entre les données comptables et la réalité des opérations commerciales. Plus concrètement : à chaque fois qu’un client effectue un achat en magasin, il faut pourvoir retrouver la trace de ce paiement dans les logiciels de caisses, dans les logiciels comptables du magasin et dans ceux de la comptabilité centralisée au siège de l’enseigne tout ceci en veillant à ce que les différentes données correspondent (date, catégorie de produit, magasin, …) afin d’obtenir un “Matching”, c’est-à-dire une correspondance parfaite, c’est là le but de la réconciliation des paiements pour les caisses !
Contrairement à la grande distribution classique, qui se concentre majoritairement sur la vente de produits alimentaires, la grande distribution spécialisée offre une gamme variée de produits dans des secteurs spécifiques, souvent caractérisés par des besoins et des exigences différents de la part des consommateurs. C’est pourquoi les enseignes de ce secteur adressent souvent plusieurs marchés cibles, en proposant un grand nombre de références produit, ce qui accroît nécessairement la complexité des réconciliations.
Complexe, certes, mais néanmoins nécessaire. Avoir une réconciliation des caisses parfaite est important pour limiter les pertes financières. En effet, mis bout à bout, les erreurs de caisses coûtent cher. De plus il en va de la santé financière des enseignes qui se doivent de se plier à des contrôles de conformité régulièrement. Il leur sera alors demandé d’expliquer leurs écarts de réconciliation.
D’autant que l’automatisation de l’enregistrement des paiements entrainé par la digitalisation des parcours d’achat n’enlève rien au problème car les magasins physiques gardent une place importante sur le marché. En effet, bien que les consommateurs se digitalisent de plus en plus 91% des achats s’effectuent toujours en magasin (en France, 2018). La place des magasins physiques en France, n’est donc pas menacée par la transformation numérique et les réconciliations des caisses restent une problématique à traiter.
Dans ce contexte, la nature diversifiée des produits, la multiplication des références produits et des transactions ainsi que la nécessité de garantir une gestion financière précise, fluide et transparente font de la réconciliation des caisses une tâche complexe aux enjeux majeurs.
La réconciliation des caisses dans les magasins physiques de la grande distribution spécialisée est complexe, notamment en raison du grand volume de transactions à traiter. En 2022, Sephora a atteint un chiffre d’affaires estimé à 1,26 milliard, Decathlon et Darty de 4,7 milliards et Leroy Merlin de 9,47 milliards. Avec des paniers moyens entre 60€ et 80€ en 2023, cela laisse deviner le nombre considérable de transactions que ces enseignes doivent traiter annuellement. Gérer et réconcilier des milliers de transactions par jour implique forcément un système de comptabilité robuste et agile, mais aussi une organisation rigoureuse et réplicable.
En outre, l’évolution vers une dématérialisation des modes de paiement ajoute une complexité supplémentaire à la réconciliation des caisses. Selon une étude récente menée par le groupe de recherche Nielsen, les paiements dématérialisés, tels que les cartes bancaires et les paiements mobiles, représentent désormais plus de 60% des transactions dans les magasins physiques, tandis que les paiements en espèces et les chèques sont en déclin constant. Et ce n’est pas tout, il faut aussi prendre en compte le paiement en plusieurs fois, proposé par plusieurs enseignes, les codes de réductions, les cartes de fidélités & cartes cadeaux, autant de moyens de paiements qui participent à l’amélioration de l’expérience client certes, mais aussi à la complexification des processus comptables.
Il devient plus difficile de suivre et de concilier les différentes transactions. De plus, les erreurs de réconciliation peuvent entraîner des pertes financières considérables pour les magasins physiques. Selon une étude réalisée par l’Institut de Recherche sur la Grande Distribution (IRGD), les erreurs de réconciliation des caisses représentent en moyenne 2% du chiffre d’affaires annuel des magasins.
La gestion de plusieurs magasins répartis sur différents sites géographiques, et même à l’échelle internationale, s’ajoute à la liste des difficultés. La consolidation des données provenant de différents magasins et leur alignement avec les normes comptables internationales exigent une gestion rigoureuse et une coordination efficace entre les équipes financières et opérationnelles des entreprises. Il faut alors mettre en place un système qui puisse rassembler ces données éparpillées dans différents magasins à travers le monde et gérer les différentes devises, afin de centraliser les opérations de rapprochement au siège de l’entreprise.
En effet, l’enjeu majeur pour les grandes enseignes nationales et internationales c’est d’avoir une vision à 360. De savoir ce qui se passe dans leur entreprise, d’avoir des informations sur leur activité au niveau global mais aussi de pouvoir détecter les problèmes pays par pays et même magasin par magasin. Dans l’idéal, il s’agit d’obtenir une donnée générale et synthétique tout en pouvant remonter à la source du problème en détail avec une vue spécifique. C’est ce niveau de zoom et de vue d’ensemble qui est le plus recherché et s’avère être le plus efficace.
L’essor des paiements dématérialisés et les stratégies multicanales posent de nouveaux défis aux magasins physiques de la grande distribution spécialisée dans la gestion de leur réconciliation comptable.
Selon les données de l’Observatoire du Paiement, le nombre de transactions effectuées via des plateformes de paiement mobile (Apple pay, Google pay, …) a augmenté de plus de 30% au cours de la dernière année, reflétant ainsi une tendance croissante vers la dématérialisation des transactions commerciales.
Les moyens de paiement dématérialisés incluent les cartes bancaires, le sans contact, les paiements mobiles, les virements électroniques, etc. Ces méthodes offrent une commodité accrue pour les consommateurs, mais posent des défis pour les entreprises en termes de gestion et de réconciliation des paiements. Les différentes possibilités de paiements doivent apparaitre de manière uniforme avec une même nomenclature afin de faciliter la lecture générale de ces dernières. Or, les différents moyens de paiements font qu’une transaction n’est pas forcément enregistrée de la même manière et n’apparait pas en même temps sur tous les logiciels.
Voici le schéma classique d’un paiement par carte effectué en magasin physique :
Le client (Porteur) paie en magasin au marchand (accepteur) par carte. En payant il envoie les informations à sa banque et émet un contrat porteur. Alors sa banque va d’abord communiquer au marchand (accepteur) la disponibilité des fonds et donc garantir la transaction. Elle va ensuite demander une autorisation de compensation à la banque du marchand (Banque de l’acquéreur). Enfin, la banque de l’acquéreur elle va faire avec le marchand un contrat accepteur. Pour qu’une transaction par carte soit un succès il faut donc que les deux banques concernées autorisent la compensation et communiquent cette garantie aux autres parties prenantes.
–>Pour voir comment fonctionne le procédé de la réconciliation des paiements en ligne c’est ici (lien article e-commerce multipartite)
Comme on peut la voir dans ce processus, les quatre parties garantissent cette transaction selon un schéma précis. Ce schéma/ procédé peut différer selon les moyens de paiements et selon les canaux de vente. Il apparait donc évident que gérer différents moyens de paiements sur différents parcours d’achat multiplie les difficultés pour suivre et réconcilier les transactions.
En effet la diversité des canaux de vente tels que les magasins physiques, les sites e-commerce, les applications mobiles, etc., nécessite une gestion efficace de la réconciliation des caisses pour garantir une traçabilité et une cohérence des données financières à travers tous les canaux. Les parcours d’achat en click & collect, le retrait en magasin, le drive, etc., sont devenus monnaie courante, impliquant une gestion intégrée des transactions et une capacité à attribuer correctement les ventes à chaque canal et à chaque point de vente.
Au vu des différents enjeux et défis évoqués dans cet article plusieurs solutions s’imposent pour une meilleure gestion de la réconciliation des caisses :
En comprenant les défis et les enjeux associés à ce processus, et en adoptant les bonnes solutions, les entreprises peuvent surmonter ces obstacles et garantir une gestion financière précise et transparente, contribuant ainsi à leur succès à long terme.
La solution XREC a pour vocation d’aider les entreprises dans leurs réconciliations. XREC simplifie et harmonise les processus de réconciliation et de consolidation pour la grande distribution en centralisant la réconciliation des paiements en caisse de chaque magasin. Cette solution automatise, accélère et facilite cette tâche en traitant un volume de données considérable en quelques secondes. Multidevises et multicanal, diversité des magasins et des moyens de paiements, XREC répond à tous les défis de la réconciliation pour les marchands leur offrant un taux de correspondance des transactions de 99,9% ! XREC est une solution SaaS en Cloud développée par Calixys qui s’intègre facilement dans vos processus comptables, pour en savoir plus contactez-nous
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