Dans les arcanes de la gestion financière, les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF) font face à un défi de taille : jongler avec un flot incessant de données tout en garantissant une précision irréprochable et une gestion proactive. Dans ce contexte, une visibilité complète des indicateurs de suivi dans les logiciels de gestion financière se révèle être indispensable. Décortiquons ensemble les défis majeurs de cette visibilité, et l’importance de disposer de tableaux de bords pertinents pour le suivi par les directions financières.
Les entreprises génèrent des montagnes de données financières chaque jour. Ce volume est si conséquent qu’il nécessite de disposer d’une vue d’ensemble synthétisée. Faute d’un processus efficace, les tâches d’extraction et de tri des données sont vite fastidieuses. Dans tout traitement de données les étapes sont les suivantes ; extraire, trier, vérifier ou corriger puis analyser. Dans le cas particulier des rapprochements comptables (rapprochement bancaire, rapprochement de transaction ou encore de stock) l’étape de la réconciliation des données vient s’ajouter à ces dernières, et amène avec elle d’autres besoins.
Face à ces besoins, une visibilité complète avec des outils efficaces, des automatisations pertinentes et des tableaux de bords précis et en temps réel sont des armes de choix pour les DAF. Ils sont alors parés pour une gestion efficace des données.
Passer des heures à extraire et trier les données pour élaborer des rapports et enfin pouvoir commencer l’analyse, n’est plus vraiment d’actualité. Dans la plupart des métiers et la grande majorité des outils, ces étapes sont automatisées pour pouvoir se concentrer sur l’analyse. Pour disposer d’un coup d’œil d’une vue d’ensemble de l’activité financière, (transactions, stocks, réconciliations …) de manière précise et automatisée, les tableaux de bords sont très efficaces. En plus des heures de travail économisées, ils permettent une synthèse, un suivi en temps réel et une vision directe des problèmes à traiter. Ils répondent donc ainsi aux 3 besoins déjà évoqués .
Les tâches en amont de l’analyse ; collecter, trier, réconcilier, sont très largement automatisées et généralement effectuées par le reste de l’équipe comptable. De ce fait le Dashboard vient en appui des DAF pour les autres étapes du processus :
Analyser – Corriger et justifier – Communiquer – Archiver
Pour L’analyse d’abord, car avec une vue synthétique, précise et en temps– réel on peut analyser et détecter les problèmes facilement.
Pour l’étape de la correction, les tableaux de bords (ou dashboards) aident à identifier rapidement les problèmes pour les métiers, mais aussi à prendre du recul pour les corriger. En effet les DAF peuvent y distinguer des tendances, ou des erreurs récurrentes et ainsi réagir de manière globale, en changeant des processus, et en décidant de former ou d’informer davantage leurs équipes. Par exemple, si l’on remarque qu’à chaque trimestre le même compte présente le même type d’erreurs, on peut alors remonter à la cause du problème pour trouver une solution durable. Peut-être est-ce une erreur de saisie dû à une incompréhension ? Peut-être est-ce une erreur dans les règles de matching ? Auquel cas, on peut mieux former les collaborateurs ou reconfigurer ces paramètres.
Pour communiquer plus facilement avec le reste de l’entreprise, de manière lisible et intelligible, les dashboards sont aussi d’une grande aide. Ils permettent de rendre visuels les différents constats du département finance pour les autres pôles métiers. Avec une centralisation efficace et une accessibilité, ils facilitent la circulation de l’information dans l’entreprise, pour servir de base commune de prise de décision. Tableaux de bords et collaboration vont donc de pair.
Enfin, toutes ces données et analyses précises doivent être archivées et stockées. Non seulement pour répondre aux exigences réglementaires, mais aussi pour disposer d’un élément de comparaison essentiel pour de futures analyses. Ici, les dashboard permettent de comparer sur une période donnée, et de garder des rapports synthétiques du passé.
En plus de fournir de leur fonction de pilotage de l’activité, les tableaux de bords sont aussi utilisés pour des raisons managériales. Avoir des tableaux de bords automatisés permet de mieux suivre la performance des équipes et leur productivité. Voir le nombre de transactions qu’il reste à réconcilier par exemple, les comptes ou BU réconciliées par personne, etc.
Les équipes de Calixys ont mené des réflexions pour faciliter et améliorer le suivi des activités financières des entreprises. C’est en allant plus loin dans cette réflexion qu’une nouvelle version de la plateforme a été lancée.
Dans cette nouvelle version les tableaux de bord ont été complètement repensés pour une meilleure visibilité, accessibilité et une lecture plus fluide. Ainsi dès la page d’accueil de la plateforme XREC, les données les plus pertinentes pour le suivi sont visibles.
Les tableaux de bords affichés sur la page d’accueil varient selon le rôle défini à la connexion. En effet sur la plateforme XREC il y a plusieurs options de profil d’accès, ces différents profils mènent donc à une vue différente de la page d’accueil.
Ainsi, sur la vue administrateur, par exemple, on pourra trouver des tableaux de bords automatisés du taux d’activité sur la plateforme, du nombre de nouveaux utilisateurs ou encore du nombre de réconciliations effectuées dans le mois.
Sur la vue manager de métier on pourra trouver des tableaux de bords dynamiques des règles de matching défaillantes, des 5 règles de matching les plus performantes ou encore les 5 règles les moins performantes.
En plus des tableaux de bords de la page d’accueil qui synthétisent un suivi global des activités en cours, il y a aussi des tableaux de bords pour chacun des cubes.
Un cube dans la plateforme XREC correspond à une réconciliation.
Ainsi pour chaque cube il est possible de mettre en place des tableaux de bords pour récapituler le nombre de transactions “matchées”, le montant des écarts, le type d’écart … Ces tableaux de bords sont configurables à 100%. Les profils métiers tout comme les managers peuvent définir ensemble des processus de suivi et créer des tableaux de bords sur-mesure afin de suivre les données les plus pertinentes pour leur activité et obtenir le niveau de détail souhaité.
C’est donc un gain de temps précieux qu’offre ce récapitulatif accessible à toute l’équipe.
Chacun de ces tableaux de bords présents sur la plateforme est exportable en plusieurs formats. Facilitant ainsi la création de rapport et l’archivage des analyses. Ainsi la communication avec les autres pôles de l’entreprise est rendue plus efficace. Il est désormais possible de s’appuyer sur un allié de choix lors de la prise de décision : un rendu visuel et intelligible pour toutes les équipes.
Les tableaux de bords sont dynamiques et s’actualisent à intervalle régulière (définie en amont par les équipes et configurées sur le logiciel) ce qui permet également un suivi en temps réel et en 3 clics des activités financières.
Découvrez la nouvelle version de XREC .
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