XREC 6.0 : gérez vos écarts & simplifiez vos reporting financiers

Toute l’équipe de Calixys est fière de livrer à ses clients et futurs clients une toute nouvelle version de sa plateforme SaaS dédiée à la réconciliation : XREC !

XREC réconcilie déjà plus de 400 millions de transactions par mois pour ses utilisateurs, leur facilitant toutes leurs opérations record-to-report (R2R). Grâce à un algorithme puissant la collecte, le tri, le rapprochement et l’analyse des données financières est automatisé et accéléré pour aider les départements finance à gagner en efficacité, en précision et en productivité.

A l’écoute de ses clients et dans un objectif d’amélioration, l’équipe de Calixys lance une nouvelle version de XREC. Alors quelles sont les nouvelles fonctionnalités de XREC ? A qui sont-elles destinées et quels avantages apportent-elles ? A travers le regard des différentes équipes de Calixys, cet article abordera les apports et changements de la nouvelle version et le rôle de XREC dans la transformation des back-offices financiers.

Table des matières

Des tableaux de bord synthétiques pour plus d’ergonomie

A quoi sert le logiciel XREC ?

XREC automatise tous les types de rapprochements (financiers ou non) et aide les directions financières à :

  • Gagner en précision et en transparence en fiabilisant les données
  • Se conformer aux réglementations et faciliter les opérations de contrôle
  • Automatiser et accélérer les opérations de rapprochement
  • Centraliser les données financières
  • Augmenter la collaborativité au sein et entre les services

Alors qu’est ce qui change dans cette nouvelle version ?

Plusieurs modifications ont été apportés dans cette nouvelles version, et notamment :

  • Une amélioration des parcours et de l’ergonomie de la plateforme avec une refonte UX/UI
  • Une nouvelle fonctionnalité de classification automatique des écarts
  • Une refonte des tableaux de bords automatisés et des configurations possibles pour les synthèses et les rapports

Selon Jelena Velimirovic, Product owner, la volonté derrière cette nouvelle version est d’aider les DAF à sécuriser le cœur de leur système financier. Avec un outil de réconciliation dédié au contrôle, ils peuvent y voir plus clair et s’appuyer sur des données fiables pour leur prises de décisions. Alors pour mettre en application cette volonté de visibilité et de contrôle sur XREC, ce sont d’abord les tableaux de bords qui ont été totalement revus.

Les tableaux automatisés sont visibles dès la page d’accueil de la solution. Ils sont également configurables et personnalisés selon le profil de connexion. Ainsi, que l’on soit un profil métier (comptable par exemple), manager (DAF entre autres) ou encore administrateur, chacun a accès à des tableaux de bords différents.  

Il est alors possible pour les utilisateurs d’avoir une vision d’ensemble directe : avancement des tâches, transactions réconciliées, règles créées… mais aussi d’identifier directement les problèmes avec des tableaux dédiés aux erreurs de matching, aux règles qui n’ont pas fonctionné, etc.

Il est ensuite possible d’accéder facilement au détail de ces synthèses en ciblant directement les zones de doutes ou de problèmes à résoudre

Jelena Velimirovic : Product designer

Ce niveau de vue d’ensemble et de zoom renforce le rôle de tour de contrôle de XREC, simplifie les manières de travailler et mets l’accent sur la centralisation des donnéesrésume Jelena qui ajoute que XREC apporte une “réelle résilience opérationnelle pour les DAF. En facilitant la formation des équipes et nouveaux collaborateurs, la transmission et l’implémentation des processus de réconciliation, nous avons voulu 

faire de cet outil un market data à forte valeur ajoutée, au cœur du SI financier”

L’importance de l’UX pour des parcours fluides et intuitifs

Le second chantier de cette nouvelle version a été de revoir la manière de naviguer sur la solution afin de s’adapter aux raisonnements des équipes métier et aux nouvelles manières de travailler. Une meilleure ergonomie avec des nouveaux parcours utilisateurs sont donc mis en place dans le but d’accéder plus facilement aux données mais surtout de manière plus intuitive.

Amine Benslimane, Software engineer chez Calixys a également travaillé sur cette nouvelle version et précise qu’un grand travail a été effectué pour rendre intuitif et simple des concepts techniques complexes. Diminution du nombre de clics pour chaque parcours, charte graphique, synthèses, tout a été pensé en ce sens.

En plus des améliorations techniques apportées à l’existant il fallait aussi réfléchir à la manière dont ces nouveaux ajouts

Amine Benslimane : Software engineer

s’intègrent dans les parcours, il fallait donc “concilier le travail de re-factoring avec l’ajout des nouvelles fonctionnalités. Prendre le temps d’architecturer l’implémentation de la maquette et se remettre en question à chaque étape, afin d’être sûrs que tous les choix soient toujours pertinents et alignés avec la vision initiale du projetet les besoins utilisateurs, certainement le plus grand challenge de ce lancement selon Amine.   

Florent Petitdidier : Manager Pôle consulting

Cette refonte UX/UI a aussi pour but de renforcer la différenciation de XREC avec les autres outils. Pour Florent Petitdidier, Manager du pôle consulting pour XREC, il s’agit de “rendre plus accessible la solution en la rendant moins orientée tech. La réflexion menée sur l’avant-après de XREC est de privilégier le contrôle et l’analyse (V6) à l’opérationnel et la technique (V5).

En effet dans les nouveaux parcours, on ne rentre pas directement dans des lignes de données, grâce à l’interface

d’accueil avec les tableaux de bords, l’emphase est mise sur la vue d’ensemble et le contrôle. On s’éloigne du modèle Excelen apportant une vision davantage top-level“.

Break management : la classification automatique des écarts

Enfin la fonctionnalité de break management ou gestion automatique des écarts permet désormais un traitement des opérations de réconciliations de bout-en-bout. Collecte des données, analyse, identification des écarts et désormais gestion de ces derniers sur la même plateforme. Une fois l’écart détecté on peut le qualifier (anomalie, doublon, orphelin) et le classer. On peut également les résoudre par types d’écart ou les justifier en laissant une explication pour le reste de l’équipe.

Plus de centralisation donc, et un traitement des écarts plus complet pour finalement une meilleure collaborativité et productivité.

En plus de l’archivage et l’export des données, les évolutions apportées au moteur de XREC nous ont permis d’ajouter un module d’identification des écarts plus intuitif et une segmentation des règles de matching” nous explique Amine.

A Florent d’ajouter que “Bien que le break management ait un aspect très métier, il est primordial pour la fiabilisation des données et est un véritable ‘game changer’ pour les équipes.”

Et c’est aussi ici que l’importance de l’UX et des tableaux de bords prennent tout leur sens. Les graphiques du break management représentent une synthèse visuelle des opérations en cours et des erreurs identifiées et sont directement accessibles depuis la vue métier et manager. Pour Florent c’est “Un exemple parfait pour illustrer la manière dont nous avons essayé de répondre à nos 3 problématiques en même temps. Efficacité, Intuitivité, Synthèse”. Cette dernière fonctionnalité illustre donc bien l’esprit de cette nouvelle version.

Calixys a toujours été dans une démarche d’écoute et de remise en question, car l’entreprise opère dans un marché en constante évolution. Il faut donc être agile pour s’adapter rapidement et à l’écoute des besoins de ses clients. “Nous sommes souvent dans une démarche de co-constrcution et nous étudions les retours de nos clients avec beaucoup d’attention”(Florent)

Ce qu’il faut retenir

Ayant gardé le mot de la fin pour Jelena, lorsque nous lui demandons ce qu’il faut retenir de cette nouvelle version, elle choisit les mots “Synthèse, Facilité et fiabilisation” pour la décrire nous résumant que pour elle XREC a pour vocation d’être une “garantie de cohérence et de fiabilisation de la donnée financière

Pour les projets à venir, il a été mentionné la création d’une nouvelle API, déjà en cours, et l’arrivée de l’IA, notamment pour les travaux de configuration. Les améliorations apportées à la V6 ont également été pensées en ce sens pour préparer cette arrivée de l’IA et répondre aux besoins des clients.