Voici les réponses à toutes les questions pour gérer le rapprochement bancaire.
La définition du rapprochement bancaire ? De quoi s’agit-il ?
Le rapprochement bancaire est un processus comptable qui consiste à vérifier que l’ensemble des opérations inscrites sur le relevé bancaire (Compte 512) ont bien été comptabilisées.
C’est indispensable pour comparer l’état des comptes de votre entreprise. Le rapprochement bancaire est un contrôle fortement recommandé pour vérifier la concordance entre les relevés bancaires et les opérations comptables.
Les réglementations financières imposent depuis longtemps aux entreprises la mise en place de processus de contrôle précis sur les opérations et les comptes.
Par conséquent, il est préférable d’effectuer le rapprochement bancaire au moins une fois par mois afin de détecter rapidement les fraudes et les erreurs de toutes natures. Par exemple : Erreurs de saisie ou opérations non comptabilisées etc.
Il vous permet donc de justifier l’écart de solde entre votre relevé bancaire et votre solde comptable afin de réaliser les actions et régularisations nécessaires. Vous avez ainsi une vision plus précise de la situation de votre trésorerie.
La mise en place d’un rapprochement bancaire se découpe en trois étapes que nous détaillerons ci-dessous :
Étape 1 : Le contrôle des soldes consiste à vérifier que le solde de la comptabilité de votre entreprise et le solde du relevé bancaire s’équilibrent l’un et l’autre à la date du rapprochement souhaitée.
Étape 2 : Il s’agit de « pointer » les opérations bancaires avec les opérations comptables qui concordent. La relation des opérations peut être variée (1-1 / 1-N / N-1 / N-N). Des opérations comptables peuvent également se rapprocher entre-elles, comme les opérations bancaires.
Étape 3 : Les opérations bancaires et comptables non rapprochées doivent être analysées afin de procéder aux actions qui permettront leur rapprochement futur. L’état de rapprochement bancaire est alors effectué avec succès.
CALIXYS accompagne depuis quelques années de nombreux clients issus de différents secteurs. Il s’agit de leur proposer des solutions d’automatisation de réconciliations bancaires.
Nous détaillerons ci-dessous les trois méthodes communément employées par la plupart des entreprises :
Le premier choix de certaines entreprises se porte sur les tableaux EXCEL, un outil très connu pour réaliser un rapprochement bancaire.
Les tableaux EXCEL se déclinent en différentes versions téléchargeables sur le web. Il faut cependant rester vigilants face à la possibilité de virus. Dans la plupart des cas, un modèle préétabli n’est pas adapté à votre activité.
Vous pouvez néanmoins créer votre propre modèle de A à Z. Il vous faudra en conséquence disposer du temps et des compétences nécessaires pour développer un modèle de calcul dont le résultat sera fiable.
Le rapprochement sous EXCEL consiste à saisir le solde de banque et comptable à la date du rapprochement souhaitée, puis après avoir pointé les opérations entre votre relevé de compte et votre compte 512, il conviendra de saisir l’ensemble des opérations en écarts.
Votre rapprochement sera dit « équilibré » dès lors que le solde de banque et le solde comptable ainsi que l’ensemble des opérations en écarts feront zéro.
Le rapprochement bancaire avec EXCEL semble à priori ne poser aucune difficulté. Cependant, les paramètres à prendre en compte changeront radicalement si le nombre de transactions entre plusieurs banques ou comptes à comparer devient trop important.
Les approches traditionnelles d’EXCEL porteront principalement sur les tâches à faible valeur ajoutée pour les collaborateurs. L’utilisation de cette approche présente un risque opérationnel important et non sécurisé.
En effet, la gestion du rapprochement bancaire peut alors apparaître trop complexe et inefficace.
Une autre méthode commune consiste à déléguer ces tâches manuelles à un expert-comptable ou à un cabinet comptable.
Cela permet à votre équipe un gain de temps non-négligeable et rend le résultat de votre rapprochement bancaire plus précis et fiable.
Cependant, cette solution présente aussi ses désagréments. Nous citerons notamment le coût du service des cabinets comptables qui reste très élevé.
De plus, l’absence de suivi en temps réel peut s’avérer problématique, diminuant votre prise en main et flexibilité sur le projet.
En règle générale, il vous faudra simplement importer les données comptables et les relevés de compte dans la solution dédiée, et ce à votre rythme.
Ensuite, définissez et planifiez automatiquement vos règles de lettrages selon vos critères. Vous obtiendrez alors un état des lieux fiable de vos comptes en un minimum de temps.
Laurent Dufour – Fondateur du Blog du Dirigeant a expliqué comment un outil de rapprochement bancaire nous apporte des avantages essentiels :
1. Un gain de temps substantiel
2. Une vision claire, précise et à jour de la trésorerie disponible
3. Facilitation du travail de l’expert-comptable
C’est pourquoi nous vous conseillons d’effectuer votre rapprochement bancaire avec un logiciel dédié.
La solution automatisée des rapprochements bancaires simplifiera en effet considérablement vos traitements au quotidien et vous permettra d’obtenir davantage de visibilité sur l’ensemble de vos comptes.
La solution XREC proposée par la plate-forme CALIXYS vous permet de rapidement identifier et classer les écarts grâce à un module de gestion des exceptions. La production de vos états de rapprochement bancaire se fait automatiquement par le biais d’un choix de date.
Enfin, un avantage non négligeable à cette solution est le contrôle fiable et continu de vos comptes en permanence.
De plus, vous garantissez la traçabilité de vos flux pour un audit de qualité. Vous augmentez votre ROI en libérant du temps à vos équipes tout en réduisant les risques opérationnels.
Une fois que vous avez identifié le besoin d’automatiser et industrialiser vos réconciliations, il va falloir se poser quelques questions sérieuses avant de prendre la décision d’investir dans une solution dédiée.
Olivier Van de Flaes – le fondateur de CALIXYS partage avec vous les 5 bonnes questions à se poser pour investir dans une solution de réconciliation bancaire :
Question 1 : Quelles sont les données que je dois rapprocher ? Comment les données sont-elles structurées ?
Question 2 : Quelle est la nature de ma réconciliation ? Quel est son cycle ? Quel est le processus métier qui a été défini ?
Question 3 : Quel est le niveau de sécurité attendu ? La conservation des flux sur le long terme, est-elle un critère ?
Question 4 : Quel est le niveau d’automatisation requis ? Quelle est la capacité souhaitée d’interfaçage à votre SI ?
Question 5 : Y a-t-il d’autres cas de réconciliations à envisager dans la future ? Est-ce que je veux centraliser mes réconciliations ?
La solution XREC de la plate-forme CALIXYS centralise et automatise les processus de réconciliations des données financières et comptables. De ce fait, vous pouvez accélérer votre processus de clôture financière.
Ainsi, d’une part vous libérez vos équipes de tâches à faible valeur ajoutée, et d’autre part vous diminuez vos risques en contrôlant l’intégralité du processus, tout en ayant une visibilité accrue sur ce dernier.
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