De la détection à la résolution : comment structurer la gestion des écarts financiers
Publié
Le 02/02/2026, par :
- Anne Marie Diom
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Dans le retail et plus largement dans les organisations à forts volumes transactionnels, les écarts ne sont plus des anomalies isolées. Ils sont devenus un phénomène structurel.
Flux multi-systèmes, paiements éclatés, délais variables, retours, litiges, commissions, multi-PSP, multi-devises…
Même avec de bons moteurs de rapprochement, une partie des opérations ne matche pas. Et c’est normal.
👉 Le vrai sujet n’est donc plus seulement de détecter les écarts.
👉 C’est de savoir quoi en faire.
Dans un précédent article, nous montrions pourquoi les écarts non identifiés, non expliqués et non traités constituent un risque financier majeur. ( A lire Retail les écarts ne sont pas juste un problème comptable mais un risque financier)
Ce nouvel article se concentre sur l’étape suivante : comment structurer concrètement leur prise en charge pour passer d’une finance défensive à une finance de pilotage
Les écarts ne se "corrigent" pas ils se gèrent
Une fois les rapprochements effectués, il reste toujours un volume d’opérations en exception : trop-perçus, manques, doublons, décalages temporels, commissions erronées, remboursements non rattachés, suspens…
Dans beaucoup d’organisations, ces écarts sont encore traités :
- Dans des fichiers Excel,
- Par échanges d’e-mails,
- Au cas par cas,
- Sans typologie claire,
- Sans priorisation,
- Sans traçabilité complète.
Résultat :
Les équipes passent du temps à chercher, à reconstituer, à relancer beaucoup plus qu’à résoudre.
Et surtout, personne n’a de vision fiable de l’état réel des écarts.
- Combien sont ouverts ?
- Depuis combien de temps ?
- Pour quels montants ?
- Sur quels flux ?
- Avec quels interlocuteurs ?
Sans structure, l’écart devient une dette opérationnelle.
Ce que les organisations perfomantes mettent en place
Avant même de parler d’outils, les organisations les plus matures partagent quatre principes clés :
1) Centraliser toutes les exceptions
Tous les écarts doivent être visibles dans un espace unique, relié aux transactions d’origine, indépendamment de leur source (POS, PSP, banque, marketplace, ERP…).
2) Qualifier avant d’agir
Un écart non qualifié ne peut pas être traité efficacement.
Type d’écart, origine probable, périmètre, niveau de risque, impact financier : c’est cette lecture qui permet de prioriser et d’industrialiser.
3) Tracer tout le cycle de vie
Un écart est un objet vivant : il évolue, il est analysé, documenté, validé, corrigé.
Chaque action doit être historisée pour sécuriser la résolution, l’audit et l’amélioration continue.
4) Organiser la résolution comme un processus, pas comme un bricolage
Rôles, statuts, délais, responsabilités, circuits de validation, interactions internes et externes : la résolution doit devenir un workflow, pas une suite d’e-mails.
C’est exactement à ce niveau qu’intervient le break management.
Le break management : structurer et faciliter la gestion des écarts
Le break management ne fait pas le matching. Il prend le relais une fois que les écarts ont été détectés. Son rôle : transformer une liste d’exceptions en un portefeuille d’écarts pilotable.
Concrètement, un module de break management permet de :
- Mettre en exception automatiquement les opérations non rapprochées,
- Regrouper et classer les écarts par typologie (décalage, doublon, commission, remboursement, fraude présumée…),
- Enrichir chaque écart avec ses données transactionnelles complètes,
- Assigner chaque cas à un utilisateur ou une équipe,
- Définir des statuts (nouveau, en cours, bloqué, résolu, rejeté…),
- Poser des échéances,
- Historiser chaque action, commentaire et modification,
- Organiser des circuits de soumission et d’approbation.
On ne “traite” plus des lignes. On gère des cas.
Le break management crée ainsi une couche opérationnelle entre la détection technique et la résolution métier.
Il redonne de la lisibilité, de la priorisation et de la responsabilité.
Mais il ne suffit pas à lui seul.
Car résoudre un écart ne se fait presque jamais en interne uniquement.
Le Resolution manager : orchestrer la résolution, pas seulement la suivre
La majorité des écarts impliquent des échanges :
- Avec un PSP,
- Avec une banque,
- Avec un fournisseur,
- Avec un partenaire,
- Avec un service interne.
Rechercher une facture. Demander une preuve de paiement. Comprendre une commission. Justifier un remboursement. Valider un ajustement.
Et c’est souvent là que tout se désorganise : Mails dispersés, pièces jointes perdues, délais non suivis, relances oubliées, informations non centralisées.
Le Resolution manager s’inscrit dans la continuité directe du break management. Son rôle : faire de la résolution un processus structuré, traçable et collaboratif.
Il permet notamment de :
- Créer une conversation sécurisée autour de chaque écart,
- Centraliser tous les échanges internes et externes,
- Rattacher documents, justificatifs et preuves directement au cas,
- Historiser l’intégralité des interactions et des pièces justificatives
- Définir des workflows de résolution par type d’écart,
- Orchestrer des étapes précises (ex. contacter le fournisseur → collecter la facture → vérifier la commission → valider l’ajustement),
- Intégrer des SLA, des délais et des relances automatiques,
- Sécuriser les rôles (soumission, validation, clôture).
Chaque typologie d’écart devient ainsi un parcours de résolution prédéfini.
On ne subit plus les litiges. On les orchestre.
Passer d'une gestion réactive des écarts à un pilotage efficace
En combinant détection, break management et resolution manager, l’organisation change de posture.
Elle passe d’une finance qui constate à une finance qui comprend, structure et pilote.
Les bénéfices sont concrets :
- Réduction du stock d’écarts ouverts,
- Accélération des cycles de résolution,
- Meilleure maîtrise du cash,
- Baisse des pertes non identifiées,
- Fiabilisation des chiffres,
- Sécurisation des audits,
- Montée en maturité des équipes.
Les écarts ne disparaîtront jamais totalement.
Mais ils peuvent devenir un levier de maîtrise, plutôt qu’une zone grise.
Conclusion : Maîtriser les écarts, c'est maîtriser le business
Dans un environnement où les flux sont massifs, fragmentés et asynchrones, la performance financière ne se joue plus uniquement sur le volume des ventes.
Elle se joue sur la capacité à :
- Détecter,
- Qualifier,
- Structurer,
- Et résoudre.
Le break management et l’orchestration de la résolution ne sont pas des couches accessoires. Ils sont devenus des briques essentielles de l’architecture financière moderne.
Parce qu’un écart bien géré, c’est : moins de pertes, moins de tensions, moins d’incertitude, et beaucoup plus de pilotage.
