Quelles solutions complètes pour automatiser et industrialiser vos réconciliations ?

Par Olivier Van De Flaes l AVRIL 15, 2020

Automatiser et industrialiser vos réconciliations

La réconciliation des opérations et des comptes est une activité transverse. On parle de réconciliation bancaire, réconciliation de titres, E-commerce réconciliation, de cash, de factures, d’opérations de marché, de positions, de portefeuilles de gestion, de Front to Back, etc. La liste est longue et dépasse même la notion de donnée financière.

L’automatisation et l’industrialisation des réconciliations répondent à la double problématique de l’optimisation et de la fiabilisation des chaînes comptables et financières générant des gains de productivité sur le travail de saisie et les tâches à faible valeur ajoutée.

Pourquoi mettre en place les réconciliations ?

Les réglementations financières imposent depuis longtemps aux entreprises la mise en place de processus de contrôle précis sur les opérations et les comptes.

L’un des piliers de ces contrôles est le rapprochement des données ou la réconciliation des données. Il s’agit d’un contrôle de risque permettant de détecter rapidement les fraudes et les erreurs de toutes natures. Ce contrôle assure la bonne comptabilisation des flux financiers entre différents systèmes ou contreparties.

Un défi organisationnel et technique

Mettre en place de bout en bout un processus de réconciliation des comptes et des flux relève très souvent du défi à la fois organisationnel et technique.

D’un point de vue opérationnel :

Le suivi et la gestion des écarts sont des étapes importantes du processus de réconciliation. Oui car tous les écarts doivent être traités, priorisés, assignés aux bons interlocuteurs, et régularisés rapidement. Un écart non clairement identifié est un risque potentiel pour l’entreprise. Il faut pouvoir répartir correctement les tâches d’analyse, de justification et de correction.

 

De plus, dès lors qu’il y a intervention humaine pour l’analyse, la justification ou la saisie de commentaires alors l’ergonomie et la flexibilité du logiciel utilisé sont très importantes. Cette activité étant cyclique, la multiplication des actions manuelles de gestion ne doit pas engendrer des détériorations du temps passé par les contrôleurs. 

âD’un point de vue technique :

La mise en place d’une réconciliation dans son ensemble peut devenir complexe et demande un niveau d’automatisation élevé entre les différents traitements à prendre en compte tels que :

  1. Récupérer les données sources.
  2. Importer les données sources dans la solution.
  3. Exécuter les processus de matching des données.
  4. Pré-identifier les écarts récurrents.
  5. Générer les indicateurs clés, les statistiques et les alertes
  6. Exporter les résultats vers d’autres systèmes internes
  7. Purger , historiser les flux selon les besoins requis

Pour conclure, il est important de mettre en place une solution complète pour automatiser et industrialiser vos réconciliations au sein de votre entreprise. Cela vous permettra de gagner en productivité, libérer vos tâches à faible valeur ajoutée et réduire vos erreurs et vos écarts dans vos processus financiers.

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