Réconciliation comptable : comment faire évoluer ce processus ?

Par l’équipe CALIXYS l Le 16 juin 2022 l Mis à jour le 08 juillet 2022

Réconciliation comptable : comment faire évoluer ce processus ?

L’équipe comptable est souvent considérée comme la colonne vertébrale d’une entreprise. Cependant, seules quelques entreprises équipent leur service comptable d’un système de réconciliation comptable flexible et évolutif qui leur permet d’accompagner en temps réel les changements organisationnels ou de réagir à une croissance rapide.

Examinons plus en détail ce qu’est un « système de réconciliation comptable évolutif » et pourquoi est-il important dans votre activité. Nous vous guiderons dans votre transformation digitale à travers tous les aspects qui pourraient vous aider à mieux comprendre l’importance d’un système de réconciliation comptable évolutif.

Qu'est-ce qu'un système de réconciliation comptable évolutif ?

Un système de réconciliation « évolutif » peut gérer un travail supplémentaire sans affecter les performances de votre activité. Il est suffisamment flexible pour augmenter ou réduire la production et la consommation du système en fonction du développement actuel de l’organisation.

La plupart des systèmes de réconciliation proposés sur le marché actuel ne peuvent pas offrir une telle flexibilité à l’utilisateur, ce qui ne laisse à l’équipe comptable d’autre choix que d’effectuer une réconciliation sous un risque déraisonnable sur ses états financiers, en particulier face à une phase de croissance instable.

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de réconciliation comptable évolutif ?

La réconciliation comptable assure la santé financière durable d’une entreprise avec un contrôle de gestion financière précis et fiable.

Votre gestion des réconciliations doit s’aligner sur l’ambition de votre entreprise à mesure que votre entreprise se développe. Un système de réconciliation évolutif peut surmonter le défi complexe de réconciliation des transactions à volume élevé, quels que soient les types de devises, les points de vente ou les méthodes de paiement. Il supprime de manière transparente l’obstacle du système hérité traditionnel et remplace entièrement la feuille de calcul manuelle du processus de réconciliation.

En bref, c’est le meilleur choix de système de réconciliation pour une entreprise déterminée à croître et à prospérer en toutes circonstances.

> Lire aussi : Logiciel de réconciliation comptable tout-en-un

Quand mettre en place votre système de réconciliation comptable évolutif ?

Le bon moment pour mettre en place un système de réconciliation évolutif est maintenant.

En tant que Responsable de la comptabilité ou Directeur financier, nous suggérons souvent aux scale-ups et aux entreprises d’intégrer le plus tôt possible un système comptable flexible et évolutif.

Cela permet à l’équipe comptable et de gestion de tirer pleinement parti de ses effectifs et de soutenir l’entreprise face à une croissance soudaine du volume de transactions comptables à l’avenir.

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Facilitez la gestion comptable de votre équipe avec un système de réconciliation comptable évolutif. Cela permet d’éviter des erreurs et de s’adapter aux opportunités dans le monde entier.

Quels sont les avantages de faire évoluer le système comptable ?

Dans ce paragraphe, nous avons rassemblé 3 avantages significatifs que vous pouvez avoir en passant d’une configuration traditionnelle à un système de réconciliation moderne et flexible.

“Aujourd’hui on est à 19 milliards de volume de transactions effectuées depuis le début de Mangopay et avant c’était vraiment Excel qui je pense est un outil utilisé par beaucoup de Startups, mais maintenant on a plus de 200 employés, donc on ne peut plus fonctionner ainsi et on a besoin d’automatisation et c’est ce que XREC propose.”

– Florian RIBAILLIER, Head of Accounting and Financial Control chez Mangopay

1. Accélérer l'ensemble du processus comptable et de contrôle interne

Un système de réconciliation « évolutif » signifie que la conception du système peut gérer et réconcilier un volume supplémentaire de données sans affecter l’efficacité et la qualité de vos processus.

Le système comptable évolutif numérise et automatise le processus comptable de bout en bout, ce qui permet aux experts comptables et aux contrôleurs financiers d’accélérer l’ensemble de l’opération de réconciliation et de soutenir la croissance de l’entreprise.

Lors de l’expansion de l’entreprise sur un nouveau territoire, l’entreprise rencontre souvent une augmentation ou une diminution soudaine du volume de transactions à effectuer. Par conséquent, l’équipe comptable peut déclencher des fuites de bénéfices si le système de réconciliation n’est pas suffisamment flexible pour s’adapter à un environnement en évolution rapide.

2. Améliorer la qualité des données comptables

Votre système comptable fonctionne-t-il 24 heures sur 24 ? Cependant, le résultat est toujours en dessous de vos attentes ? Ou vous êtes toujours confrontés à un volume élevé de données inexactes et incomplètes ? Ces points mentionnés peuvent conduire l’entreprise à une situation financière dangereuse.

La mise en place d’un système de réconciliation évolutif peut d’abord augmenter la vitesse de traitement d’un volume élevé de données, ce qui est souvent rencontré lors de l’expansion de l’activité à l’échelle mondiale. De plus, la plupart des systèmes de réconciliation sont équipés de modèles d’IA robustes ou d’algorithmes complexes qui peuvent améliorer la qualité des données. Les tâches répétitives sont supprimées et la qualité des données est garantie, l’équipe comptable peut concentrer son temps sur la mission à plus forte valeur ajoutée.

Les cadres dirigeants peuvent prendre des décisions éclairées avec des données précises et à jour sans délai, ce qui peut changer complètement la donne pour les industries et secteurs hautement compétitifs.

> En savoir plus sur notre approche de gestion et fiabilisation des données

3. Minimiser le risque opérationnel lors de l'expansion de l'entreprise

Un système de réconciliation évolutif doit être suffisamment flexible pour évoluer chaque fois que votre entreprise en a besoin et se déployer partout où votre entreprise va. En outre, cela lui permet de minimiser le risque opérationnel lors de l’expansion et l’externalisation de l’entreprise et d’assurer la sécurité tout au long du processus, ce qui est extrêmement important pour la gestion de l’entreprise.

De plus, le système de réconciliation évolutif peut s’intégrer de manière transparente à la plupart des systèmes de planification des ressources d’entreprise et assurer la synchronisation des données entre les systèmes. En conséquence, différentes unités commerciales peuvent partager des données internes en toute sécurité sans frontières.

Cependant, pour obtenir cet avantage, le service comptable et les informaticiens doivent vérifier attentivement si les systèmes de réconciliation et son centre de données sont pleinement conformes aux normes industrielles comme ISO 27001.

Comment faire évoluer votre système comptable ?

Voici 3 méthodes couramment utilisées par la plupart des entreprises pour faire évoluer votre système de comptable :

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1. Informatique interne

Pour diverses raisons, de nombreuses entreprises préfèrent construire leur propre système, même si les inconvénients pèsent plus lourd que les avantages dans la plupart des décisions.

Construire son propre système peut garantir que le système s’aligne sur les objectifs et les préférences de l’entreprise. L’informatique interne peut avoir un contrôle total sur le système sans dépendre d’autres tiers.

Cependant, la construction de son propre système pourrait potentiellement prendre un temps considérable pour le développement par l’informatique interne. De plus, la question de l’exhaustivité du système et de la qualité des résultats doit être éliminée si l’organisation recherche un meilleur processus de réconciliation plutôt qu’une machine à créer des problèmes.

2. Cabinet d’experts comptables ou cabinet de conseil

Lorsqu’on parle de la transformation du système de réconciliation, il est difficile d’omettre les cabinets d’experts comptables ou les cabinets de conseil.

De nombreux dirigeants s’appuient sur l’expertise des cabinets d’expertise comptable et de conseil en raison de la réputation de l’industrie. En outre, ces entreprises proposent un ensemble de systèmes plus complet pour les entreprises confrontées à des opportunités de mise à l’échelle ou à des changements organisationnels.

Avec cette méthode, vous pouvez simplement imaginer que vous externalisez votre système et votre gestion comptable à un tiers. Ensuite, en fonction de vos besoins commerciaux et de votre budget, les consultants de l’entreprise sélectionneront les solutions appropriées en fonction de vos besoins commerciaux et de votre financement pour créer le système capable de gérer vos opérations quotidiennes. Dans la plupart des cas, ils peuvent vous garantir un résultat satisfaisant.

Cependant, le budget peut être une préoccupation importante pour ce type de projet et de déploiement. La plupart des cabinets d’experts comptables ou des cabinets de conseil ont des structures de tarification diverses et complexes. De plus, le manque de transparence et de visibilité en temps réel tout au long du processus pourrait potentiellement conduire à une situation dangereuse à gérer pour l’équipe comptable.

3. Logiciel de comptabilité ou fournisseur de système de logiciels

Les organisations peuvent également tenir compte de la proposition du système comptable ou des fournisseurs de logiciels de réconciliation.

Puisqu’ils ont à la fois une expertise en gestion comptable et en développement de solutions techniques, ils peuvent donner des recommandations éclairées avec des plans exécutables.

Le fournisseur de logiciels peut apporter une valeur supérieure aux deux méthodes précédentes en proposant une solution compatible et opérationnelle tout-en-un qui peut combler ce qui manque au système dans un délai très court.

Un autre avantage de cette approche sera la grande flexibilité. Par exemple, les fournisseurs de logiciels de réconciliation, comme CALIXYS, pourraient offrir une plus grande marge de manœuvre à l’entreprise pour ajuster le budget et le volume de données.

Modèle Scale-Up de CALIXYS - Faites passer votre système comptable au niveau supérieur

En s’appuyant sur plus de 20 ans d’expérience et d’expertise, CALIXYS est fier d’aider de manière démontrable les entreprises à étendre leur système comptable dans le monde entier avec un modèle de mise à l’échelle profonde. Notre modèle scale-up s’adaptent à tous les ERP dans les grandes entreprises et dans les TPE sur différents secteurs d’activité.

Les entreprises peuvent facilement intégrer et déployer leurs applications préférées ou leurs systèmes recommandés dans le monde entier grâce à notre modèle de mise à l’échelle. En conséquence, cela pourrait faire gagner un temps considérable à l’exploitation commerciale et minimiser les risques et les écarts après avoir mis à jour les relevés bancaires ou vos écritures. De plus, pour un vision plus claire de la santé financière de l’entreprise notre solution met à disposition des tableaux de bord pour pouvoir mieux analyser les processus financières.

L’équipe d’experts de CALIXYS fournira un accompagnement personnalisé et la formation nécessaire à ses clients tout au long du parcours de transformation et de la gestion financière de l’entreprise.

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C'est le moment de simplifier et faire évoluer vos processus de réconciliation comptable

Pour conclure la sélection et la mise en œuvre d’un bon système de réconciliation comptable qui fournira le résultat souhaité pour un meilleur contrôle financier nécessitent des connaissances commerciales détaillées et une expertise en technologie de l’information. Les projets de transformation peuvent commencer par le choix d’un outil de réconciliation comptable avec un modèle flexible et évolutif.

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